Hoy queremos hablar sobre algunos de los puntos más importantes que se deben tener en cuenta a la hora de hacer un evento; parece que celebrar un cumpleaños, hacer una feria o una exposición de arte no tienen nada en común pero si lo tiene, todos representan un evento y por más pequeño o grande que sea, necesita de una organización.
Os aseguramos éxito si tenéis en cuenta los siguientes puntos:
- TIMMING O MINUTO A MINUTO DETALLADO
Una semana antes del evento haz una cronología desde el día antes hasta el día después del evento. Hacer una cronología te va a permitir recordar a cada uno de los proveedores cada una de las partes, cada momento y si lo hacemos una semana antes, si algo se te había olvidado, pues estás a tiempo de reaccionar o como se dice: tener tiempo de maniobra para solucionar imprevistos.
Dentro de este timing debes tener en cuenta el montaje del evento, sea el día de antes o el mismo día. Pregúntate cosas como: quién te abre el espacio o local, quién se encarga de controlar la carga y descarga, quién controla al personal… tener el montaje controlado refleja tranquilidad ya que tienes de una manera muy clara las tareas de cada proveedor o trabajador.
- PLANO DEL EVENTO
Tener un plano del lugar dónde vas a celebrar es vital para un evento, ya que puedes tener medidas exactas y de esta forma podrás organizar mesas, stands, sillas…de esta manera optimizarás el espacio y ayudarás a que el día del montaje del evento todo tenga un lugar y todas las personas o proveedores involucrados sepan lo que tienen que hacer.
- RESUMEN DEL EVENTO O BRIEFING AL EQUIPO
Tu equipo debe saber absolutamente todo lo relacionado con el evento. Si eres el organizador(a), sabes que todos los días te llega información nueva y muchas veces esa información no llega a tu equipo. El día de antes o el mismo día dedica 15 minutos para hablar del evento con todo tu equipo. El timing del que hablamos antes te va a ayudar mucho así que úsalo como guía y habla del evento desde el inicio hasta el final. En este briefing vas a compartir todo lo importante, todos los detalles, sorpresas, discursos, regalos, que está permitido y que no…detalla a tu equipo TODO.
Dar un briefing a tu equipo significa que vas a estar en 3 o 5 sitios a la vez, no vas a tener a tu equipo preguntando lo que tienen que hacer o respondiendo preguntas de los sucesos de última hora. Si todo tu equipo tiene información absoluta, tu evento va a reflejar sincronía y tanto el anfitrión como los invitados o asistentes lo van a agradecer.
- CHECK DE PREVISIONES
En un evento es muy importante tener controlados diferentes escenarios así que un buen consejo es que hables con tu cliente para saber cuáles son las bebidas que más se consumen de esta manera podrás tener un extra de bebida, así mismo, dentro de las bebidas destiladas incluye también una gama de 0% alcohol. Si la previsión es de lluvia, ten preparados paraguas para recibir a tus invitados. Si es un evento con parte gastronómica siempre incluye previsión para las alergias o intolerancias más comunes.
Un buen evento siempre se va a destacar cuando no hay imprevistos o los pocos que pueden pasar están controlados. Teniendo estás previsiones demostrarás tener un gran profesionalismo y lo más importante: ganarás tranquilidad.
- HORARIO PARA PROVEEDORES
La organización con todos los proveedores es primordial. Por ejemplo, el día del montaje pueden llegar todos al mismo tiempo, y a lo mejor solo hay un acceso; esta mala organización se va a ver reflejada en perder tiempo y que algunos proveedores deban estar quietos durante horas.
Debes controlar tus tiempos y los tiempos de cada proveedor, planifica cuál es el proveedor más importante para que todo vaya fluyendo. Te ponemos un ejemplo con nuestro espacio.
Tenemos una cena de lanzamiento de una marca independiente de muebles, empezaremos con un aperitivo, a continuación una cena y finalmente una sobremesa con la nueva propuesta de cócteles.
El orden de llegada de los proveedores con los que vamos a trabajar será el siguiente:
- Mobiliario: de esta manera parte del equipo va montando las mesas, manteles, cristalería, vajilla…
- Catering o cocina: este proveedor también necesita su tiempo de montaje y debemos asegurarnos de dónde va todo su equipo, si necesitan sitio de almacenaje, si necesitan mesas, qué tipo de espacio…
- Flores: después de que todo esté montado llegarán los arreglos florales, de esta manera aseguramos que la flor esté lo más fresca posible.
- Limpieza: ya cuando tenemos todo montado debemos dar un vuelta de limpieza.
- Hielo: El hielo debe llegar entre 2h y 3h horas antes del inicio del evento.
- Protocolo: Para este evento necesitaremos una persona de protocolo y una persona que esté en el ropero y pendiente de que los aseos están impecables.
- Apoyo de protocolo: llegará 1h30 antes del inicio del evento, revisarán todo el timing y que el espacio esté perfecto para el inicio. Se revisarán las listas más actualizadas para poder hacer el control de acceso.
- Camareros: Para nuestro evento vamos a necesitar a 3 camareros, debemos tener en cuenta que necesitan 30min para prepararse y cambiarse.
De una manera muy rápida te hemos detallado la orgánica de un montaje de uno de nuestros eventos para 50 personas. Si quieres conocer nuestro espacio no dudes en ponerte en contacto con nosotros, hacemos todo tipo de eventos y contamos con un equipo impecable.
Equipo Olivos82